Bereidt je bedrijf zich voor op een fase van groei of verandering? Op zulke momenten kan je HR-team zich overbelast voelen. Recruitment kost tijd!
Recruitment Process Outsourcing kan precies de oplossing zijn die je zoekt! Achter deze barbaarse naam gaat een flexibele oplossing schuil die aan elk type structuur kan worden aangepast.
Lees in dit artikel wat John Cockerill, Safran Aero Boosters, Knauf Insulation, Sprimoglass en Delvaux te zeggen hebben over RPO en de belangrijkste voordelen ervan.
Wat is Recruitment Process Outsourcing (RPO)?
Recruitment Process Outsourcing houdt in dat je je recruitmentproces geheel of gedeeltelijk uitbesteedt aan een gespecialiseerde externe partner op locatie.
Kortom, recruitment experts worden gedetacheerd om je recruitment capaciteiten te versterken.
Het is belangrijk om deze oplossing te onderscheiden van freelance recruiters. Recruitment Process Outsourcing is een oplossing voor de lange termijn en biedt expertise en hulpmiddelen op maat om het algehele recruitmentproces te beïnvloeden. De RPO-service wordt geleverd door een recruitmentkantoor, dat zijn eigen consultants detacheert maar ook een beroep kan doen op freelance recruiters om de totale flexibiliteit van de oplossing te garanderen.
Voor kleinere bedrijven stelt Recruitment Process Outsourcing hen in staat om veilig en voorzichtig te reageren op een groeifase. Voor grotere bedrijven is het een flexibele manier om met fluctuerende wervingsvolumes om te gaan.
Welke uitdagingen pakt RPO aan?
Een hoog wervingsvolume
In die tijd hadden we één collega die voor het hele hoofdkantoor werkte en ook voor bepaalde functies in de fabriek. En deze collega moest soms wel 30 vacatures tegelijkertijd beheren. Net toen we dachten dat we aan het besparen waren op efficiëntie en kosten, realiseerden we ons dat we niet al deze aanwervingen tegelijkertijd konden doen.
Safran begon weer te groeien en we voelden dat de recruitmentaanvragen zouden toenemen. We dachten dus na over oplossingen en Mélanie wees ons op dit RPO-systeem. Tegelijkertijd hadden we besloten om een payroll recruiter in dienst te nemen. We begonnen met het bestuderen van het wervingsvolume en kwamen al snel tot de conclusie dat RPO een goede oplossing zou kunnen zijn.
Een variabel wervingsvolume
We zijn een bedrijf waar het volume van de aanwervingen varieert, met hiring freezes.
HR-projecten in de ijskast
Het doel was ook om managers meer ondersteuning te bieden bij de integratie van nieuwe medewerkers, maar door de werkdruk bij recruitment konden we geen tactische en strategische ondersteuning bieden. We hadden bijvoorbeeld geen tijd om na te denken over onze rekruteringskanalen. Strategisch denken kwam vaak op de achtergrond te staan omdat recruitment zo urgent was.
Een afwezigheid in het recruitmentteam
Omdat ons team niet compleet was, konden we de recruitment niet alleen intern regelen.
Nood aan recruitment expertise
RPO brengt ook expertise en professionaliteit in onze selectietools en -processen. RPO-consultants zijn experts, met een globale kijk op de toestand van de markt en een beter zicht op de kandidatenmarkt.
We wilden onze recruitmenttechnieken professionaliseren. We zijn een generalistische HR-afdeling en we kenden niet alle rekruteringsmethoden grondig. Het was dus ook een kans om wat expertise op te doen.
Hoge recruitmentkost
Soms zochten we vier of vijf weken naar een kandidaat en kwamen er dan achter dat het niet mogelijk was. Dus schakelden we een extern bureau in, maar op een ‘one-shot’ basis, wat vrij hoge tarieven met zich meebracht. We beseften dat we van alles verloren waren: tijd omdat we de lancering met het bureau hadden uitgesteld, maar ook geld omdat we de volle prijs betaalden.
Onze derde uitdaging was het optimaliseren van onze kosten met het oog op deze wervingspiek. In plaats van met verschillende kantoren te werken, wilden we met één contactpersoon werken die Sprimoglass door en door kent, die onze cultuur begrijpt en die ons de best mogelijke service kan bieden.
De belangrijkste voordelen van RPO
Externe recruiters geïntegreerd in je bedrijf
Een grondig begrip van je behoeften
Toen RPO aan ons werd voorgesteld, waren er bepaalde elementen die niet direct duidelijk waren. Daarom moesten er een paar aanpassingen worden gedaan om ervoor te zorgen dat de prijs overeenkwam met ons budget. Profile Group definieerde een facturatieoplossing die aangepast was aan onze structuur, wat resulteerde in een win-win partnerschapsituatie. Ze luisterden echt naar onze behoeften en waren uiterst flexibel. We voelden ons echt gesteund.
Directe uitwisseling met je HR-team en line managers
Toen RPO bij ons werd geïmplementeerd, hebben Camille, Olivier en Jean-Clair echt grip gekregen op de cultuur en de manier waarop we werken, altijd met het oog op klanttevredenheid en voortdurende verbetering.
Er is ook een verbetering in de tevredenheid van managers. In het verleden voelden ze zich door verschillende factoren een beetje ontmoedigd bij het aanwerven. Maar nu voelen ze zich over het algemeen goed ondersteund door het team van Profile Group. Omdat het team ter plaatse is, is er meer nabijheid en beter contact met alle managers. Het is gemakkelijk om elkaar te zien. Dit gevoel van ondersteuning is een groot voordeel. Hoewel externe bureaus het ook goed doen, is het gemakkelijker om contact te houden omdat ze intern actief zijn.
Integratie in je bedrijfscultuur
We moesten bij Profile Group collega’s vinden die bij onze bedrijfscultuur zouden passen. Olivier was er snel en Camille iets later, net als Jean-Clair.
Ambassadeur van je bedrijf en ontwikkeling van je Employer Brand
Wat ook belangrijk is om te vermelden, is dat we met de RPO kunnen profiteren van het beste van twee werelden. We kunnen vertrouwen op recruitmentprofessionals en tegelijkertijd gebruik maken van het SAB brand image, wat erg goed is.
Een geoptimaliseerde candidate en employee experience
En we hebben ook verder kunnen denken over de candidate experience, om onze recruitment betrouwbaarder te maken, maar ook over de employee experienc en interne mobiliteit.
Een vertrouwensrelatie
We konden een vertrouwensrelatie opbouwen. Het duurde natuurlijk even voordat iedereen gewend was aan de nieuwe gezichten. Maar we konden een vertrouwensband opbouwen met alle hiring managers, die ons steeds meer uitdaagden, bijvoorbeeld met VIE-contracten. Dat was de eerste keer dat we dat deden. En het voordeel van werken met Profile Group is dat Camille noch Olivier bang zijn om een nieuwe uitdaging aan te gaan.
Co-constructie van een oplossing op maat en beheer van je recruitmentproces
Expertise in recruitmenttechnieken
Ik zie dat er echt is nagedacht over de time-to-hire, over de manier waarop intakes worden gedaan met de verschillende managers, over de manier waarop andere business leads naast leden van de afdeling betrokken kunnen worden bij de selectie van kritieke functies of senior leiderschapsfuncties.
Het proces begint zodra de wervingsaanvraag is gevalideerd. Eerst is er direct contact met de manager om zijn of haar behoeften te begrijpen. Daarna volgt sourcing via een gerichte aanpak en diepte-interviews met geselecteerde kandidaten. Voor elke aanwerving wordt een shortlist van kandidaten die voldoen aan het vereiste profiel naar de manager gestuurd en worden er interviews georganiseerd. De RPO consultants doen ook een contractvoorstel aan en onderhandelen met de finale kandidaat.
Gwenaëlle heeft ons recruitmentproces geprofessionaliseerd en ons methoden geleerd die we nog niet kenden, zoals het voeren van een sollicitatiegesprek, interviewverslagen en feedback aan kandidaten. Er was een echte overdracht van vaardigheden.
Mijn ervaring met Profile Group is zeer positief. Het feit dat ze externe partners zijn, betekent dat we de juiste afstand kunnen nemen en een ander perspectief kunnen inbrengen. Als je met Profile Group benchmarkt en discussieert, komen er altijd ideeën naar voren. Het is interessant om een neutrale kijk op de organisatie te hebben.
Recruitmentkennis, -tools en -technologieën op maat van jouw behoeften in huis
Ik wist dat als ik een beroep zou doen op Profile Group, we samen de meest geschikte oplossing zouden kunnen ontwerpen voor de situatie waarmee we werden geconfronteerd.
Een Safran Aero Boosters methode werd snel opgebouwd, maar aangepakt door Profile Group, en dat vond ik vanaf het begin leuk. Het is geen externe oplossing die zo kan worden toegepast. Het is een combinatie van de cultuur van SAB, onze interne activiteiten en de recruitment expertise van Profile Group.
Er is een echte gemeenschappelijke zoektocht naar oplossingen. We zijn niet alleen hun klant. Er is een bereidheid van hun kant om betrokken te raken bij het leven van John Cockerill en bij talentacquisitie. Dit gaat verder dan alleen de leiding nemen over recruitment. Er wordt gezocht naar verbetering en er worden oplossingen voorgesteld.
Je wervingsvolume onder controle krijgen
Het vermogen om een grote hoeveelheid wervingen te beheren
Het meest sprekende resultaat is duidelijk de 195 nieuwe aanwervingen. Dat is een cijfer dat we nog nooit eerder hebben gehaald. Vooral omdat deze 195 nieuwe aanwervingen voor een groot deel bestaan uit ingenieurs en technici, die vaak moeilijker te vinden zijn.
Het belangrijkste cijfer is het aantal mensen dat wordt aangenomen. We hebben 250 mensen aangenomen in 2022 en tussen 130 en 150 in 2023
In 7 maanden tijd heeft Gwenaëlle, onze Profile Group consultant, 17 nieuwe medewerkers aangenomen – een hoog aantal voor de omvang van ons bedrijf.
Aanpassing van het aantal recruiters op locatie aan de behoeften en wendbaarheid
Deze oplossing was perfect voor ons, omdat we onze capaciteit konden vergroten als we veel aan het rekruteren waren, maar ook konden verkleinen als we minder aan het rekruteren waren. De mogelijkheid om de grootte van het team aan te passen aan de behoeften was een van de mogelijkheden die we zochten.
RPO is een flexibele oplossing. Het team heeft zich geleidelijk en zorgvuldig ontwikkeld. De voorspellingen voor recruitment aan het begin van 2023 lagen rond de 90, en uiteindelijk hebben we in 2023 195 aanwervingen afgerond. Aan het begin van het jaar hadden we de behoeften niet kunnen voorzien. Maar Profile Group reageerde snel en was in staat om ons van nieuwe consultants te voorzien om de werkdruk bij te houden.
Kosten verminderen
De kosten gingen omlaag en het was een neutrale vergelijking voor de HR-afdeling. Hoewel recruitment nog steeds intern werd gefactureerd, waren de kosten lager dan wat we gewend waren met one-shot outsourced recruitment.
Tijd vrij voor de HR-afdeling
De HR-afdeling bevrijden van een operationele werklast en daardoor een meer gestandaardiseerde aanpak van recruitment, in het bijzonder op het gebied van processen. We hebben de tijd genomen om na te denken over onze rekruteringskanalen en vacatures.
RPO met de unieke aanpak van Profile Group consultants
Je bent al heel wat namen tegengekomen in onze testimonials van klanten. Profile Group is eerst en vooral een team van recruitment consultants, elk met aanvullende vaardigheden en persoonlijkheden. Dit is onze grootste kracht.
Mensen die benaderbaar zijn, recht door zee, gemakkelijk om mee te communiceren, zorgzaam en die alles geven voor het succes van SAB’s recruitment. Je voelt meteen dat ze verstand van zaken hebben en in elke fase professioneel zijn.
Ik zie Profile Group niet. Ik zie Olivier, Camille en Jean-Clair. Dit zijn de mensen die het verschil maken. Ze proberen de behoeften te begrijpen en verbeteringen aan te brengen. Het zijn mensen met wie ik echt wil blijven samenwerken in dit leven of in een ander leven. Dus, met het volste vertrouwen en de ogen gesloten, teken ik! Ik zie geen commercieel accent, ik zie gewoon mensen die ongetwijfeld heel goed zijn aangeworven door Profile Group. En het resultaat mag er zijn.
Wil je weten of RPO de juiste oplossing voor jou is?