De bescherming van persoonsgegevens is essentieel voor Profile Group.

Daarom willen we u op de hoogte houden van de gegevens die wij verwerken, hoe en waarom wij deze inzamelen, met wie wij ze delen, hoelang wij ze bewaren, hoe wij ze beschermen en wat uw rechten zijn.

Wij hebben ons best gedaan om zo duidelijk mogelijk te zijn in het huidige document. Het is echter mogelijk dat u bepaalde termen niet kent. Aarzel dus niet om ons te contacteren als u vragen hebt.

1. WELKE GEGEVENS BEHANDELEN WIJ?

Wij verzamelen en verwerken enkel de gegevens die nodig zijn voor de hieronder uiteengezette doeleinden.

Het betreft meer bepaald de volgende categorieën:

1. Persoonlijke identificatiegegevens, zoals naam en adres;
2. Elektronische identificatiegegevens, zoals e-mailadres, gsm-nummer en cookies;
3. Persoonlijke gegevens zoals leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke stand, nationaliteit en taal;
4. Immigratiestatus, zoals het bestaan van een geldige werkvergunning in België;
5. Psychische beschrijving, zoals persoonlijkheid d.m.v. een psychotechnische test;
6. Onderwijscurriculum;
7. Professionele kwalificaties, zoals professionele opleiding en bezit van een rijbewijs;
8. Professionele ervaring;
9. Lidmaatschap/deelname aan professionele organisaties;
10. Publicaties;
11. Informatie betreffende de huidige baan;
12. Informatie betreffende de rekrutering;
13. Informatie betreffende het einde van de betrekking;
14. Gegevens betreffende de loopbaan;
15. Gegevens betreffende de organisatie van het werk;
16. Salarisgegevens;
17. Evaluatie;
18. Functieopleiding;
19. Beelden;
20. Gegevens m.b.t. veiligheid, zoals het wachtwoord;
21. Gegevens m.b.t. vrijetijdsactiviteiten en interesses

Profile Group vraagt kandidaten overigens uit principe geen zogenaamde gevoelige gegevens zoals omschreven in de privacyregelgeving, behalve wanneer de wet dit in een bijzonder geval juist zou eisen of rechtvaardigen. Daarom wordt u gevraagd om dergelijke informatie (d.w.z. gegevens die de raciale of etnische afkomst onthullen, politieke, filosofische of religieuze overtuiging of de aansluiting bij een vakvereniging, alsook genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens betreffende de gezondheid of gegevens betreffende het seksuele leven of geaardheid, strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen) niet te delen wanneer u een formulier of profiel invult op een site van Profile Group of op welke manier dan ook met Profile Group in contact bent.

2. HOE WORDEN UW GEGEVENS VERKREGEN?

Uw persoonsgegevens worden op verschillende manieren verzameld.

a. Sturen van een kandidatuur

Profile Group verwerkt alle gegevens die de kandidaten doorgeven wanneer ze een inschrijvingsformulier invullen, ofwel als reactie op een vacature, ofwel als spontane sollicitatie.

Om deze inschrijvingsformulieren in te vullen worden de kandidaten verzocht hun contactgegevens (naam, voornaam, telefoonnummer en e-mailadres) en een cv door te geven.

Eens de kandidaten deze gegevens aan Profile Group hebben doorgegeven, kunnen ze zich indien gewenst inloggen op hun persoonlijke en beveiligde profiel om de doorgegeven gegevens te wijzigen en/of hun profiel aan te vullen met bijkomende gegevens m.b.t. de hierna uiteengezette doeleinden: professionele ervaring, opleiding, beheerste talen, gewenste salaris, foto enz

b. Telefonisch en/of videogesprek

Wanneer kandidaten beslissen om de voorgenoemde gegevens te verschaffen via een inschrijvingsformulier en/of via een spontane sollicitatie, aanvaarden ze uitdrukkelijk dat Profile Group deze gegevens gebruikt om hen per telefoon en/of per mail te contacteren om bijkomende informatie te verkrijgen over de diensten aangeboden door Profile Group en, indien gewenst, om bijkomende informatie te geven over hun professionele verwachtingen.

c. Sollicitatiegesprek

Wanneer de kandidaten een gesprek bij Profile Group aanvaarden, aanvaarden ze uitdrukkelijk dat Profile Group hun persoonsgegevens gebruikt om hen op dit gesprek uit te nodigen, om hen tijdens dit gesprek te evalueren, met name door middel van psychotechnische tests en om de verschafte referenties en informatie te controleren. Het voorafgaande impliceert o.a. dat Profile Group contact opneemt met de bedrijven en/of instellingen aangegeven door de kandidaat.

3. WAAROM VERWERKEN WIJ UW GEGEVENS?

Profile Group verwerkt deze gegevens om zijn diensten met betrekking tot rekrutering en loopbaanbeheer te verlenen, om sollicitaties te analyseren en te beheren, en om zijn diensten en communicatietools voortdurend te verbeteren. Dit houdt het volgende in:

• Het inzamelen van gegevens via een inschrijvingsformulier of een spontane sollicitatie, het persoonlijke profiel van de kandidaat, een telefonisch of videogesprek, een rechtstreeks gesprek, psychotechnische tests, persoonlijkheidsvragenlijsten enz.
• De bewaring van deze gegevens;
• De raadpleging van deze gegevens;
• De verificatie en de analyse van deze gegevens;
• Het doorgeven van de gegevens aan derden – d.w.z. hoofdzakelijk aan de klanten van Profile Group die laatstgenoemde de opdracht hebben gegeven om een of meerdere vacatures in te vullen – om de kandidaatstellingen voor te stellen voor de bestaande vacature(s) waarvoor de kandidaten belangstelling hebben getoond;
• Het produceren van statistieken, marktonderzoeken… teneinde de gebruikerservaring van de diensten van Profile Group te verbeteren;
• Proactieve communicatie over nieuwe vacatures die overeenkomen met de professionele verwachtingen aangegeven door de kandidaten in het inschrijvingsformulier en/of op hun profiel, en dus niet uitsluitend over bestaande vacature(s) waarvoor de kandidaten belangstelling hebben getoond, naar kandidaten die daar uitdrukkelijk voor gekozen hebben.

Profile Group mag deze persoonsgegevens verwerken omdat u ingestemd hebt met deze doeleinden. De verwerving van deze gegevens is immers noodzakelijk om Profile Group toe te staan de bovenstaande doeleinden te realiseren. Zonder deze gegevens, is Profile Group niet in staat om bijvoorbeeld ontvangen sollicitaties correct te behandelen. Dit gezegd zijnde, gezien deze gegevensverwerking enkel gebaseerd is op uw instemming, kunt u altijd schriftelijk uw instemming intrekken zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de gegevensverwerkingen die voor de intrekking van de toestemming plaatsvonden.

4. SMET WIE DELEN WIJ UW GEGEVENS?

De gegevens van de kandidaten worden enkel gedeeld met:

• De kandidaten zelf;
• De personeelsleden van Profile Group;
• De klanten die Profile Group aangesteld hebben voor zijn diensten, en enkel voor de rekrutering die ze aan Profile Group hebben toevertrouwd;
• De onderaannemers van Profile Group (bijvoorbeeld de hostingprovider) voor zover het nodig is voor de uitvoering van hun taken of indien de wet dit vereist.
• Overheidsinstanties indien de wet dit vereist.

5. HOELANG BEWAREN WIJ UW GEGEVENS?

Wanneer de kandidaten een inschrijvingsformulier invullen, een spontane sollicitatie sturen en/of hun persoonlijke profiel op een site van Profile Group invullen, stemmen ze uitdrukkelijk in dat hun gegevens in een database beheerd door Profile Group bewaard worden.

Deze gegevens worden zo lang bewaard als nodig is om de doelen waarvoor ze zijn verzameld te bereiken in overeenstemming met onze legitieme belangen als gegevensbeheerder. De gegevens kunnen echter uitzonderlijk voor een langere tijdsduur bewaard worden indien deze juridische en administratieve opvolging een langere bewaringsduur vereist.

De kandidaten in kwestie worden ongeveer 1 maand voor de voorziene verwijdering van hun gegevens per e-mail verwittigd. De kandidaten kunnen Profile Group dan, indien gewenst, uitdrukkelijk vragen om hun gegevens langer te bewaren zodat Profile Group hen proactief kan contacteren om vacatures voor te stellen die hen zou kunnen interesseren. In dit geval zal dezelfde procedure van toepassing zijn voor het einde van deze nieuwe termijn.

6. WAT ZIJN UW RECHTEN?

Elke kandidaat kan – binnen een termijn van 1 maand na ontvangst van een aanvraag – een gratis kopie (ook elektronisch) van de eigen persoonlijke gegevens verkrijgen, incorrecte of onvolledige gegevens wijzigen of verwijderen of de gegevensverwerking beperken d.m.v. een gedateerde en ondertekende aanvraag (ook elektronisch) met identiteitsbewijs naar dpo@profilegroup.com, of per post, te versturen. Iedere kandidaat heeft eveneens het recht om zijn/haar gegevens over te dragen.

Wanneer er na verloop van een termijn van 1 maand geen antwoord van Profile Group werd ontvangen, mogen kandidaten veronderstellen dat hun aanvraag afgewezen werd. De kandidaten kunnen sommige van deze rechten zelf uitoefenen door zich op hun profiel in te loggen.

In het geval dat Profile Group de beoogde gegevens aan andere mensen doorgegeven zou hebben, bijvoorbeeld aan klanten die Profile Group voor zijn diensten belast hebben, zal Profile Group alle redelijke maatregelen nemen om deze mensen te informeren over de vraag om alle linken naar deze gegevens of kopieën of reproducties ervan te verwijderen.

Indien kandidaten een klacht willen indienen, kunnen ze dit doen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit // de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, Drukpersstraat, 35 te 1000 Brussel, www.privacycommission.be

7. HOE BESCHERMEN WIJ UW GEGEVENS?

De persoonsgegevens van de kandidaten worden in België verwerkt en in een datacenter in Nederland opgeslagen.

Profile Group neemt alle gepaste technische en organisatorische maatregelen om de gegevens van de kandidaten te beschermen, in het bijzonder tegen bewerking en toegang door onbevoegden, en doet alle mogelijke moeite om ervoor te zorgen dat deze maatregelen zo up-to-date mogelijk zijn. Hierbij wordt rekening gehouden met de huidige kennis, de implementatiekosten en de aard, het bereik, de context en het doel van het gebruik van de gegevens en de risico’s voor de kandidaten.

Wanneer Profile Group gegevens doorgeeft aan klanten in het kader van een opdracht, verbindt Profile Group zich ertoe alle redelijke maatregelen te nemen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van de gegevens te vrijwaren en dit overeenkomstig de wet van toepassing.

Gezien de wet betreffende de persoonlijke levenssfeer soms aangepast en verbeterd wordt, kan het huidige document ook aangepast worden. Profile Group raadt u daarom aan om het regelmatig te raadplegen als u zijn websites bezoekt en zal ervoor zorgen dat de eventuele wijzigingen of aanpassingen duidelijk aangegeven worden.

8. VERKLARING INZAKE NIET-DISCRIMINATIE

Profile Group is een werkgever die gelijke kansen biedt. Wij zullen niet discrimineren en zullen actiemaatregelen nemen om discriminatie tegen elke werknemer of sollicitant op grond van ras, huidskleur, geslacht, nationale afkomst, leeftijd, godsdienst, geloofsovertuiging, handicap, veteranenstatus, seksuele geaardheid, geslachtsidentiteit of genderexpressie te voorkomen bij tewerkstelling, rekrutering, tewerkstellingsadvertenties, vergoeding, beëindiging, bevordering en andere arbeidsvoorwaarden.