De bescherming van persoonsgegevens is essentieel voor Profile Group.

Daarom willen we u op de hoogte houden van de gegevens die wij verwerken, hoe en waarom wij deze inzamelen, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren, hoe wij ze beschermen en wat uw rechten zijn. 

We hebben ons best gedaan om zo duidelijk mogelijk te zijn in dit document. Aarzel echter niet om contact met ons op te nemen als u vragen heeft via ons algemene e-mailadres: profile@profilegroup.com.

1. Welke gegevens behandelen wij?

Wij kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

• Voor onze klanten:
• Persoonlijke identificatiegegevens, zoals namen en adressen;
• Elektronische identificatiegegevens, zoals e-mailadres, gsm-nummer en cookies;
• Informatie over huidige tewerkstelling;
• Informatie over werving;
• Gegevens over de organisatie van het werk.

• Voor kandidaten:
• Persoonlijke identificatiegegevens, zoals namen en adressen;
• Elektronische identificatiegegevens, zoals e-mailadres, gsm-nummer en cookies;
• Persoonlijke gegevens zoals leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke stand, nationaliteit en taal;
• Immigratiestatus, zoals het bestaan van een geldige werkvergunning in België;
• Psychische beschrijving, zoals persoonlijkheid d.m.v. een psychotechnische test;
• Onderwijscurriculum;
• Professionele kwalificaties, zoals professionele opleiding en bezit van een rijbewijs;
• Professionele ervaring;
• Lidmaatschap/deelname aan professionele organisaties;
• Publicaties;
• Informatie over huidige tewerkstelling;
• Informatie over werving;
• Informatie over het einde van het dienstverband;
• Carrièregegevens;
• Informatie over de organisatie van het werk;
• Salarisgegevens;
• Beelden;
• Gegevens m.b.t vrijetijdsactiviteiten en interesses.

Profile Group vraagt kandidaten overigens uit principe geen zogenaamde gevoelige gegevens zoals omschreven in de privacyregelgeving, behalve wanneer de wet dit in een bijzonder geval juist zou eisen of rechtvaardigen. Daarom wordt u gevraagd om dergelijke informatie (d.w.z. gegevens die de raciale of etnische afkomst onthullen, politieke, filosofische of religieuze overtuiging of de aansluiting bij een vakvereniging, alsook genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens betreffende de gezondheid of gegevens betreffende het seksuele leven of geaardheid, strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen) niet te delen wanneer u een formulier of profiel invult op een site van Profile Group of op welke manier dan ook met Profile Group in contact bent.

• Hoe worden uw gegevens verkregen?

Voor onze klanten wordt de persoonlijke informatie verzameld via contactformulieren, LinkedIn, e-mails, telefoongesprekken en online en persoonlijke ontmoetingen.

Voor kandidaten, persoonsgegevens worden op verschillende manieren verzameld.

a. Sturen van een kandidatuur

Profile Group verwerkt alle gegevens die de kandidaten doorgeven wanneer ze een inschrijvingsformulier invullen, ofwel als reactie op een vacature, ofwel als spontane sollicitatie.

Om deze inschrijvingsformulieren in te vullen worden de kandidaten verzocht hun contactgegevens (naam, voornaam, telefoonnummer en e-mailadres) en een cv door te geven.

Eens de kandidaten deze gegevens aan Profile Group hebben doorgegeven, kunnen ze zich indien gewenst inloggen op hun persoonlijke en beveiligde profiel om de doorgegeven gegevens te wijzigen en/of hun profiel aan te vullen met bijkomende gegevens m.b.t. de hierna uiteengezette doeleinden: professionele ervaring, opleiding, beheerste talen, gewenste salaris, foto enz…

b. Telefonisch en/of videogesprek

Wanneer kandidaten beslissen om de voorgenoemde gegevens te verschaffen via een inschrijvingsformulier en/of via een spontane sollicitatie, aanvaarden ze uitdrukkelijk dat Profile Group deze gegevens gebruikt om hen per telefoon en/of per mail te contacteren om bijkomende informatie te verkrijgen over de diensten aangeboden door Profile Group en, indien gewenst, om bijkomende informatie te geven over hun professionele verwachtingen.

c. Sollicitatiegesprek

Wanneer de kandidaten een gesprek bij Profile Group aanvaarden, aanvaarden ze uitdrukkelijk dat Profile Group hun persoonsgegevens gebruikt om hen op dit gesprek uit te nodigen, om hen tijdens dit gesprek te evalueren, met name door middel van psychotechnische tests en om de verschafte referenties en informatie te controleren. Het voorafgaande impliceert o.a. dat Profile Group contact opneemt met de bedrijven en/of instellingen aangegeven door de kandidaat.

• Waarom verwerken wij uw gegevens?

Profile Group verwerkt deze gegevens om zijn diensten met betrekking tot rekrutering en loopbaanbeheer te verlenen, om sollicitaties te analyseren en te beheren, en om zijn diensten en communicatietools voortdurend te verbeteren. Dit houdt het volgende in:

• Het inzamelen van gegevens via een inschrijvingsformulier of een spontane sollicitatie, het persoonlijke profiel van de kandidaat, een telefonisch of videogesprek, een rechtstreeks gesprek, psychotechnische tests, persoonlijkheidsvragenlijsten enz.
• De bewaring van deze gegevens;
• De raadpleging van deze gegevens;
• De verificatie en de analyse van deze gegevens;
• Het doorgeven van de gegevens aan derden – d.w.z. hoofdzakelijk aan de klanten van Profile Group die laatstgenoemde de opdracht hebben gegeven om een of meerdere vacatures in te vullen – om de kandidaatstellingen voor te stellen voor de bestaande vacature(s) waarvoor de kandidaten belangstelling hebben getoond;
• Het produceren van statistieken, marktonderzoeken… teneinde de gebruikerservaring van de diensten van Profile Group te verbeteren;
• Proactieve communicatie over nieuwe vacatures die overeenkomen met de professionele verwachtingen aangegeven door de kandidaten in het inschrijvingsformulier en/of op hun profiel, en dus niet uitsluitend over bestaande vacature(s) waarvoor de kandidaten belangstelling hebben getoond, naar kandidaten die daar uitdrukkelijk voor gekozen hebben.

Profile Group mag deze persoonsgegevens verwerken omdat u ingestemd hebt met deze doeleinden. De verwerving van deze gegevens is immers noodzakelijk om Profile Group toe te staan de bovenstaande doeleinden te realiseren. Zonder deze gegevens, is Profile Group niet in staat om bijvoorbeeld ontvangen sollicitaties correct te behandelen. Dit gezegd zijnde, gezien deze gegevensverwerking enkel gebaseerd is op uw instemming, kunt u altijd schriftelijk uw instemming intrekken zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de gegevensverwerkingen die voor de intrekking van de toestemming plaatsvonden.

• Met wie delen wij uw gegevens?

De gegevens van de kandidaten worden enkel gedeeld met:

• De kandidaten zelf;
• De personeelsleden van Profile Group;
• De klanten die Profile Group aangesteld hebben voor zijn diensten, en enkel voor de rekrutering die ze aan Profile Group hebben toevertrouwd;
• De onderaannemers van Profile Group (bijvoorbeeld de hostingprovider) voor zover het nodig is voor de uitvoering van hun taken of indien de wet dit vereist.
• Hoelang bewaren wij uw gegevens?

We bewaren uw persoonlijke gegevens alleen zo lang als nodig is om de in dit beleidsdocument beschreven doeleinden te vervullen en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Wanneer de kandidaten een inschrijvingsformulier invullen, een spontane sollicitatie sturen en/of hun persoonlijke profiel op een site van Profile Group invullen, stemmen ze uitdrukkelijk in dat hun gegevens in een database beheerd door Profile Group bewaard worden.

Deze gegevens worden zo lang bewaard als nodig is om de doelen waarvoor ze zijn verzameld te bereiken in overeenstemming met onze legitieme belangen als gegevensbeheerder. De gegevens kunnen echter uitzonderlijk voor een langere tijdsduur bewaard worden indien deze juridische en administratieve opvolging een langere bewaringsduur vereist.

De kandidaten in kwestie worden ongeveer 1 maand voor de voorziene verwijdering van hun gegevens per e-mail verwittigd. De kandidaten kunnen Profile Group dan, indien gewenst, uitdrukkelijk vragen om hun gegevens langer te bewaren zodat Profile Group hen proactief kan contacteren om vacatures voor te stellen die hen zou kunnen interesseren. In dit geval zal dezelfde procedure van toepassing zijn voor het einde van deze nieuwe termijn.

•  Wat zijn uw rechten?

U hebt de volgende rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens:

• Het recht op toegang tot en rectificatie van uw persoonsgegevens;
• Het recht om te vragen dat uw persoonsgegevens worden gewist (behoudens wettelijke verplichtingen);
• Het recht om de verwerking te beperken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Het recht op gegevensoverdraagbaarheid;
• Het recht om op elk moment uw toestemming in te trekken (indien van toepassing).

Door een gedateerd, ondertekend verzoek (ook elektronisch) per e-mail naar dpo@profilegroup.com of per gewone post samen met een identiteitsbewijs te sturen, kan iedereen binnen 1 maand na ontvangst van het verzoek een gratis kopie (ook elektronisch) van zijn/haar persoonlijke informatie van Profile Group krijgen, alsook de mogelijkheid om onjuiste of onvolledige informatie te corrigeren, te verwijderen of het gebruik ervan te beperken. Iedereen heeft ook het recht om zijn/haar gegevens over te dragen. Indien er na deze termijn van 1 maand geen antwoord of reactie van Profile Group volgt, kunt u ervan uitgaan dat uw verzoek werd afgewezen.

Bovendien biedt Profile Group elke kandidaat/sollicitant toegang tot een online persoonlijke ruimte, ‘profiel’ genaamd, waar de kandidaat zijn recht kan uitoefenen om zijn persoonsgegevens te raadplegen, te wijzigen of te verwijderen.

In het geval dat Profile Group de beoogde gegevens aan andere mensen doorgegeven zou hebben, bijvoorbeeld aan klanten die Profile Group voor zijn diensten belast hebben, zal Profile Group alle redelijke maatregelen nemen om deze mensen te informeren over de vraag om alle linken naar deze gegevens of kopieën of reproducties ervan te verwijderen.

Indien kandidaten een klacht willen indienen, kunnen ze dit doen door contact op te nemen met onze Data Protection Manager op dpo@profilegroup.com.

7.  Hoe beschermen wij uw gegevens?

De persoonsgegevens van de kandidaten worden in België verwerkt en in een datacenter in Nederland opgeslagen.

Profile Group neemt alle gepaste technische en organisatorische maatregelen om de gegevens van de kandidaten te beschermen, in het bijzonder tegen bewerking en toegang door onbevoegden, en doet alle mogelijke moeite om ervoor te zorgen dat deze maatregelen zo up-to-date mogelijk zijn. Hierbij wordt rekening gehouden met de huidige kennis, de implementatiekosten en de aard, het bereik, de context en het doel van het gebruik van de gegevens en de risico’s voor de kandidaten.

Wanneer Profile Group gegevens doorgeeft aan klanten in het kader van een opdracht, verbindt Profile Group zich ertoe alle redelijke maatregelen te nemen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van de gegevens te vrijwaren en dit overeenkomstig de wet van toepassing.

Gezien de wet betreffende de persoonlijke levenssfeer soms aangepast en verbeterd wordt, kan het huidige document ook aangepast worden. Profile Group raadt u daarom aan om het regelmatig te raadplegen als u zijn websites bezoekt en zal ervoor zorgen dat de eventuele wijzigingen of aanpassingen duidelijk aangegeven worden.

• Richtlijnen betreffende de cookies

Het bezoek van een website van Profile Group gaat gepaard met de inzameling van persoonsgegevens door middel van cookies of gelijkaardige technologieën.

Wat zijn cookies?

Een cookie is een klein tekstbestand dat door de browser op de computer/smartphone/tablet van gebruikers wordt opgeslagen wanneer ze websites bezoeken. Het gebruik van cookies laat websites toe om zo efficiënt en eenvoudig mogelijk te werken.

Elke gebruiker kan zijn/haar eigen cookies beheren in de browserinstellingen en kan ze verwijderen zodra hij/zij de website verlaten heeft. Als een gebruiker cookies uitschakelt in de browserinstellingen, kan hij/zij de inhoud van de websites van Profile Group nog steeds bekijken maar dit kan gevolgen hebben voor de optimale werking van de diensten van Profile Group.

Over welke soorten cookies hebben we het?

Er bestaan verschillende soorten cookies. Sommige zijn noodzakelijk voor een goed functionerende website, andere verbeteren en/of te vereenvoudigen de werking ervan.

• Strikt noodzakelijke cookies voor het functioneren van de websites van Profile Group. Deze cookies verzamelen geen gebruikersinformatie die voor marketingdoeleinden gebruikt kan worden en zijn essentieel om de sites van Profile Group te kunnen gebruiken. Deze cookies zijn vrijgesteld van de toestemmingsvereiste en dit conform artikel 29 van de wet betreffende de elektronische communicatie van 13 juni 2005.
• Functionele cookies onthouden de verbindingsgegevens, beveiligen de verbinding van de gebruikers op de websites van Profile Group en bieden onlineondersteuning (Live Chat). Deze cookies verzamelen geen gebruikersinformatie die voor marketingdoeleinden gebruikt kan worden. Deze cookies zijn eveneens vrijgesteld van de toestemmingsvereiste.
• Authenticatiecookies zorgen ervoor dat gebruikers kunnen inloggen en beveiligde inhoud kunnen openen. Deze cookies verzamelen geen gebruikersinformatie die voor marketingdoeleinden gebruikt kan worden. Deze cookies zijn eveneens vrijgesteld van de toestemmingsvereiste.
• Prestatiecookies staan Profile Group toe informatie te verzamelen over hoe gebruikers zich op zijn websites navigeren en – indien nodig – de websites aan te passen en te verbeteren. Profile Group is niet in staat de gebruikers te identificeren die dit soort cookies gebruiken. Alle gegevens die deze cookies verzamelen, worden anoniem verwerkt. Deze cookies verzamelen geen gebruikersinformatie die kan worden gebruikt voor marketingdoeleinden. Deze cookies worden geplaatst en gebruikt op basis van de toestemming gegeven door de gebruiker.
• Personalisatiecookies/van derden: Alle gegevens die deze cookies verzamelen, worden anoniem verwerkt. Deze cookies verzamelen geen gebruikersinformatie die kan worden gebruikt voor marketingdoeleinden (of gelijkaardige technologieën) om het succes van de campagne in te schatten, of een gerichte advertenties aangepast aan de interesses van de gebruikers te tonen of het aantal weergaven per gebruiker te beperken. De links naar sociale netwerken of naar video’s gehost op YouTube zijn derden mogelijk cookies plaatsen op de websites van Profile Group. Deze cookies worden geplaatst en gebruikt op basis van de toestemming gegeven door de gebruiker.

Wanneer een gebruiker het gebruik van dit soort cookies weigert, worden enkel de pagina’s en de diensten die deze cookies niet vereisen, weergegeven en gebruikt. De delen van de websites van Profile Group die de inhoud van derden technisch toelaten – en dus ook cookies van derden – zullen niet meer toegankelijk zijn en een bericht zal de gebruikers hierover informeren.

Een onderscheid moet ook gemaakt worden tussen sessiecookies en permanente cookies.

• Sessiecookies worden automatisch verwijderd van de harde schijf van de computer of het browsergeheugen van de gebruikers wanneer ze zich uitloggen en/of hun browser afsluiten.
• Permanente cookies worden voor een bepaalde duur (minuten, dagen of jaren) opgeslagen op de harde schijf van de computer of in het browsergeheugen van de gebruiker na het afmelden of het sluiten van de browser.

De tabel hieronder beschrijft uitvoerig de cookies die op de websites van Profile Group en door derden gebruikt worden.

Naam van de cookie	Domein dat de cookie gebruikt	Doel van de cookie	Hoelang de cookie wordt bijgehouden	Categorie
ASPSESSIONIDAADCQRTR	www.profilegroup.com	Automatisch gegenereerd. Deze cookie wordt gebruikt om te communiceren met de server om vacatures te plaatsen en/of in te loggen op een profiel.	Vervalt op het einde van de gebruikers-sessie	Strikt noodzakelijke
_utma, _utmb, _utmc, _utmz	www.profilegroup.com	Google Analytics-cookies worden gebruikt om inzicht te krijgen in het surfgedrag van gebruikers van de Profile Group-websites. Deze kennis wordt gebruikt om deze websites te verbeteren. De verzamelde gegevens – het aantal bezoeken en bezoekers, hoe deze bezoekers op onze site terecht komen, de duur van het bezoek, het aantal bezochte pagina’s, … – zijn anoniem.	_utma: 2 jaar; _utmb: 30 min; _utmc: einde van de sessie; _utmz: 6 maanden	Prestatie
popupChoice	www.profilegroup.com	Deze cookie onthoudt de keuze van de gebruiker op de pop-up homepagina.	1 dag	Functionele
pg_cookieconsent_status	www.profilegroup.com	Deze cookie onthoudt de keuze van de gebruiker omtrent het gebruik van cookies.	1 dag, 1 maal per taal	Functionele
gdprPopupInfo	www.profilegroup.com	Deze cookie onthoudt de keuze van de gebruiker omtrent het top banner info GDPR.	3 dagen, 1 maal per taal	Functionele

• Contact opnemen

Als je vragen of opmerkingen hebt over ons gegevensbeschermingsbeleid of de manier waarop we met je persoonlijke gegevens omgaan, kun je contact met ons opnemen via: dpo@profilegroup.com.

Door gebruik te maken van onze diensten erkent u dat u dit gegevensbeschermingsbeleid hebt gelezen en begrepen en dat u akkoord gaat met de voorwaarden.

Laatst bijgewerkt op 26-09-2023