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Votre entreprise se prépare-t-elle à une phase de croissance ou de changement ? Dans de telles périodes, votre équipe RH peut se sentir surmenée.
Le Recruitment Process Outsourcing pourrait être la solution que vous cherchez ! Derrière cet anglicisme se cache en fait une solution flexible et adaptable à tout type de structure.
Dans cet article, découvrez les témoignages de nos clients – John Cockerill, Safran Aero Boosters, Knauf Insulation et Sprimoglass – concernant le RPO et les avantages clés de cette solution.
Qu’est-ce que le Recruitment Process Outsourcing (RPO) ?
Le Recruitment Process Outsourcing consiste à externaliser une partie ou l’ensemble de votre processus de recrutement à des partenaires spécialisés externes, présents sur site.
En bref, des experts en recrutements sont détachés pour renforcer vos capacités en recrutement.
Il est important de distinguer cette solution des recruteurs freelances. Le RPO est une solution sur le long terme, avec l’apport d’une expertise et d’outils sur mesure afin d’impacter globalement le processus de recrutement. Le service RPO est délivré par un bureau de recrutement, qui détache ses propres consultants mais qui peut également faire appel à des recruteurs freelances pour assurer une flexibilité totale de la solution.
Pour les plus petites entreprises, le RPO permet de répondre à une phase de croissance avec sécurité et prudence. Pour les plus grandes entreprises, il s’agit de faire face à des volumes de recrutement variables, avec flexibilité.
À quels challenges répond le RPO ?
Un grand volume de recrutement
Nous avions à l’époque un seul collègue qui travaillait pour l’ensemble du quartier général, ainsi que certaines fonctions pour l’usine. Et ce collègue devait gérer parfois jusqu’à 30 positions ouvertes en même temps. Alors qu’on pensait faire un gain en efficacité et en coût, on s’est rendu compte qu’on n’arrivait plus à mener tous ces recrutements en parallèle.
Safran recommençait à croître et nous sentions que les demandes de recrutements allaient augmenter. Nous réfléchissions donc aux solutions et Mélanie nous a alors parlé de ce système de RPO. Au même moment, nous avions décidé d’engager une personne en charge du recrutement sur payroll. Nous nous sommes donc d’abord questionnés sur le volume de recrutement et nous sommes très vite arrivés à la conclusion que le RPO pourrait être une bonne solution.
Un volume de recrutement variable
Nous sommes une entreprise où le volume de recrutement est variable, avec des hiring freezes.
Des projets RH mis de côté
L’objectif était aussi d’accompagner davantage les managers sur l’intégration des nouveaux collaborateurs, mais la charge de travail au niveau du recrutement ne permettait pas l’apport d’un support tactique et stratégique. Nous n’avions pas le temps de nous questionner sur nos canaux de recrutement, par exemple. Les réflexions stratégiques passaient souvent au second plan car il y avait une urgence en termes de recrutement.
Une absence dans l’équipe RH
Notre équipe n’était pas au complet et il n’était donc pas possible pour nous de gérer les recrutements uniquement en interne.
Un besoin d’expertise en recrutement
Un RPO nous apporte également une expertise et du professionnalisme dans les outils et processus de sélection. Les consultants RPO sont des experts, ils ont une vue globale de l’état du marché et une meilleure visibilité sur le marché des candidats.
On souhaitait se professionnaliser au niveau de nos techniques de recrutement. Nous sommes un service RH généraliste et nous ne connaissions pas toutes les méthodes de recrutement en profondeur. C’était donc aussi l’occasion de recevoir une expertise.
Des coûts de recrutement élevés
Parfois, nous cherchions un candidat pendant quatre à cinq semaines, et on se rendait compte que ce n’était pas possible. Alors nous faisions appel à une agence extérieure, mais en « one shot », ce qui signifie des taux de facturation assez importants. On se rendait compte que l’on avait tout perdu : du temps car on avait retardé le lancement avec l’agence mais aussi de l’argent puisque l’on payait le prix plein.
Notre défi était l’optimisation de nos coûts face à ce pic de recrutements qui se présentait. Plutôt de que de passer par différents bureaux, nous voulions travailler avec une seule personne de contact, qui connaitrait Sprimoglass en profondeur, qui s’approprierait notre culture.
Quels sont les bénéfices clés du RPO ?
Des recruteurs externes intégrés à votre entreprise
Une compréhension approfondie de vos besoins
Lorsque le RPO nous a été présenté, certains éléments ne furent pas compris dès le départ. Quelques ajustements ont donc été nécessaires pour que la tarification corresponde à notre budget. Profile Group a défini une solution de facturation adaptée à notre structure et qui a donné lieu à une situation win-win, de partenariat. Il y a eu une réelle écoute de nos besoins et une énorme flexibilité. On s’est vraiment sentis accompagnés.
Des échanges directs avec votre équipe RH et les line managers
Au fur et à mesure que le RPO a été implémenté chez nous, Camille, Olivier et Jean-Clair se sont vraiment imprégnés de la culture, de notre fonctionnement, avec toujours un esprit de satisfaction client et d’amélioration continue.
Il y a eu une amélioration de la satisfaction des managers. Dans le passé, dû à différents facteurs, ils se sentaient un peu découragés de devoir recruter. Et maintenant, globalement, ils se sentent bien accompagnés par l’équipe Profile Group. Du fait que l’équipe soit sur place, il y a une meilleure proximité et un meilleur contact avec tous les managers. On peut facilement se voir. Ce sentiment d’être soutenu est un gros avantage. Bien que les agences externes le fassent bien aussi, le fait d’être en interne facilite le contact.
Une intégration à votre culture d’entreprise
Il a fallu trouver des collègues de chez Profile Group qui allait matcher avec notre culture d’entreprise. Olivier est alors arrivé très vite et Camille un peu après, ainsi que Jean-Clair.
Ambassadeur de votre entreprise et développement de votre Employer Brand
Avec le RPO, nous pouvons profiter du meilleur des deux mondes. On s’appuie sur des professionnels du recrutement tout en utilisant l’image de marque de SAB, qui est très bonne.
Une expérience candidat et employé optimisée
Nous avons également pu pousser nos réflexions sur l’expérience candidat, pour sécuriser nos recrutements, mais également sur l’expérience collaborateur et la mobilité interne.
Une relation de confiance
On a pu créer une relation de confiance. Il a fallu évidemment un peu de temps pour que chacun s’habitue à de nouveaux visages. Mais nous avons pu créer une relation de confiance avec l’ensemble des hiring managers qui nous ont de plus en plus challengés, comme par exemple avec des contrats VIE.
Co-construction d’une solution sur-mesure et gestion de votre processus de recrutement
Expertise des techniques de recrutement
Je vois qu’il y a eu une vraie réflexion sur le time-to-hire, sur la façon de mener les intakes avec les différents managers, sur la façon d’impliquer d’autres business leads que les membres du département uniquement dans la sélection des rôles critiques ou dans les rôles de senior leadership.
La prise en charge commence dès que la demande de recrutement a été validée. Il y a tout d’abord un contact direct avec le manager pour comprendre son besoin. Vient ensuite le sourcing via une approche ciblée et des entretiens approfondis avec les candidats sélectionnés. Pour chaque recrutement, une shortlist des candidats correspondant au profil attendu est envoyée au manager et des entretiens sont organisés. La remise d’une proposition de collaboration et la négociation avec le candidat finaliste est également effectuée par les consultants RPO.
Gwenaëlle fut un réel plus pour le département RH. Elle a professionnalisé notre processus de recrutement et nous a appris des méthodes que nous n’avions pas, que ce soit sur la façon de mener un entretien, les rapports d’entretien, le feedback aux candidats. Il y a vraiment eu un transfert de compétences.
L’expérience que j’ai avec Profile Group est extrêmement positive. Le fait que ce soient des partenaires externes permet de mettre la bonne distance et d’amener un autre regard. Quand on benchmark et que l’on discute avec Profile Group, il y a toujours des idées qui ressortent. C’est intéressant de garder ce regard neutre par rapport à l’organisation.
Développement d’une solution sur-mesure
Je savais que si je faisais appel à Profile Group, nous pourrions dessiner ensemble la solution la plus appropriée pour la situation à laquelle nous faisons face.
Une méthode Safran Aero Boosters s’est rapidement construite mais prise en charge par Profile Group et c’est ce que j’ai aimé depuis le début. Ce n’est pas une solution externe qui s’applique telle quelle. C’est un mixte entre la culture de SAB et notre fonctionnement interne et l’expertise en recrutement de Profile Group.
Il y a une réelle recherche commune de solutions. Nous ne sommes pas uniquement leur client. Il y a une volonté de leur part de s’impliquer dans la vie de John Cockerill et dans l’acquisition de talents. Ça va plus loin que la prise en charge des recrutements. Il y a une recherche d’amélioration et des propositions de solution.
Prise en charge de votre volume de recrutement
Capacité à gérer un grand volume de recrutement
Le résultat le plus parlant, ce sont clairement les 195 embauches. C’est un chiffre que nous n’avions jamais réalisé par le passé. D’autant plus que dans ces 195 embauches, il y a une grande proportion de profils ingénieurs et techniciens, qui sont souvent plus difficiles à trouver. Et également, nous sommes dans une période post-covid où le marché est très volatile, avec des candidats de plus en plus mobiles.
Le chiffre clé est le nombre de personnes engagées. Nous avons engagé 250 personnes en 2022 et entre 130 et 150 en 2023.
En 7 mois, 17 recrutements ont été réalisés par notre consultante Profile Group, un chiffre élevé pour la taille de notre société.
Ajustement du nombre de recruteurs sur site selon les besoins
Cette solution était parfaite pour nous car nous pouvions augmenter en capacité lorsque nous avions beaucoup de recrutements mais également diminuer lorsque nous en avions moins. Pouvoir moduler la taille de l’équipe en fonction des besoins faisait partie des facilités que nous recherchions.
Le RPO est une solution flexible. L’équipe a évolué progressivement, avec prudence. Les prédictions de recrutement au début de 2023 se situaient aux alentours de 90 et finalement, nous avons finalisé 195 recrutements en 2023. Début d’année, nous n’aurions pas pu anticiper les besoins. Et Profile Group s’est montré très réactif et a pu nous fournir de nouveaux consultants pour pouvoir suivre la charge.
Réduction des coûts
Le coût a diminué et c’était une équation neutre pour le service RH. Bien que les recrutements étaient toujours facturés en interne, le coût était moindre par rapport à ce que nous avions l’habitude de faire, avec des recrutements externalisés en one-shot.
Du temps libéré pour le département RH
Le département RH s’est senti libéré d’une charge de travail opérationnelle et nous avons donc pu avoir une approche plus standardisée sur les recrutements, en particulier au niveau des processus. On a pris le temps de réfléchir à nos canaux de recrutement et à nos offres d’emploi.
Le RPO avec la touche unique des consultants Profile Group
Vous avez pu découvrir de nombreux prénoms au sein des témoignages de nos clients. Profile Group, ce sont en fait des consultants en recrutement avec chacun des expertises et des personnalités qui se complètent. Il s’agit de notre plus grande force.
Des personnes faciles d’accès, simples, avec qui la communication est facile, bienveillantes et qui donnent le meilleur d’elles-mêmes pour arriver au succès de SAB en termes de recrutement. On sent une maitrise du sujet et un professionnalisme à toutes les étapes.
Moi, je ne vois pas Profile Group. Je vois Olivier, Camille et Jean-Clair. Ce sont des personnes qui font la différence. Ils essayent de comprendre les besoins et d’apporter des améliorations. Ce sont des personnes avec qui j’ai vraiment envie de continuer à travailler dans cette vie ou dans une autre. En toute confiance, les yeux fermés, je signe ! Je ne vois pas un accent commercial, je vois juste des gens qui sont sans doute très bien recrutés par Profile Group. Et le résultat est là.
Vous souhaitez vous-mêmes découvrir si le RPO est la solution qui vous convient ?