Le recrutement est un processus crucial pour toute entreprise, car la qualité des talents recrutés a un impact direct sur sa performance et sa croissance. Dans cette quête du candidat idéal, collaborer avec un bureau de recrutement de manière efficace peut s’avérer être un véritable atout.
Cependant, une collaboration fructueuse ne se limite pas à déléguer la tâche de recrutement à un tiers. Pour maximiser vos chances de succès, il est essentiel d’établir une relation de partenariat solide avec votre bureau de recrutement. Cela nécessite une communication transparente, une compréhension mutuelle des besoins et une collaboration étroite tout au long du processus.
Mandater un bureau de recrutement sans collaborer ni communiquer, c’est comme partir à la guerre avec un cure-dent (ou faire un marathon avec des tongs, c’est au choix 🩴).
Dans cet article, je vous dévoile toutes les bonnes pratiques pour collaborer de manière optimale avec un bureau de recrutement (toute ressemblance avec des personnages existants serait purement fortuite 🤫).
Erreur #1 : Votre demande est floue/irréaliste
« Tu me trouves le même profil qu’il y a deux ans, il était parfait ! »
… Sauf que depuis, le marché a évolué et le double de Catherine n’existe plus. Faute d’avoir envisagé toutes les possibilités en amont, votre recrutement a pris trois mois de retard et l’impact sur votre activité se fait sentir. Consacrer du temps à un bureau de recrutement, c’est maximiser les chances de succès pour la suite. Partir sur les mêmes acquis que précédemment ou sans préparatif adéquat, c’est nier le changement du marché. Bon courage.
💡 Briefez au mieux votre partenaire. Envisagez le profil parfait, différenciez le « must-have » des « nice-to-have ». Définissez une stratégie de sourcing, ne vous laissez pas dicter les règles par votre fournisseur, mais co-construisez avec lui une approche qui vous garantira des résultats. Vous connaissez votre secteur d’activité et votre partenaire connait le marché du recrutement, alors partagez vos points de vue et soyez à l’écoute.
Erreur #2 : Vous avez envoyé votre description de poste à tous vos partenaires par e-mail
Soudainement, vous êtes assaillis de coups de téléphone, votre boîte de réception LinkedIn et votre messagerie débordent, le téléphone de la réception ne finit plus de sonner, et un commercial aux dents longues se présente à l’accueil avec « le candidat idéal ».
Miraculeusement, vous avez trouvé la perle parmi la cinquantaine de CV reçus grâce à un partenaire fiable. Malheureusement, un autre fournisseur a présenté le même candidat et vous réclame des indemnités astronomiques. Vous devez appeler votre département juridique à la rescousse, et le bordel remonte jusqu’à votre direction.
Chez Profile Group, nous aimons les citations un peu intellectuelles, alors, comme le dit Machiavel : « Celui qui excelle à résoudre les difficultés les évite avant qu’elles ne surgissent. »
💡 Un recrutement bien amorcé, c’est une organisation bien rodée et une stratégie de sourcing réfléchie en amont, incluant le choix éventuel d’un partenaire ou de plusieurs partenaires. Une exclusivité, bien que contraignante, vous garantit également qu’un partenaire de choix vous présentera au mieux auprès des candidats et pourra vous éviter de nombreux problèmes contractuels par la suite.
Pour le bureau de recrutement, c’est également une preuve de confiance et la possibilité de fournir des résultats qualitatifs. Votre entreprise est nommée et décrite avec soin et précision dans la description de fonction, ce qui n’est pas toujours possible dans le cas d’un contrat sans exclusivité.
Erreur #3: Vous avez peu de temps à accorder à ce recrutement
Bon, si vous mandatez un bureau de recrutement, c’est évidemment pour gagner du temps. Mais la personne décisionnaire in fine, ce n’est pas le recruteur, mais bien votre entreprise. Avec des emplois du temps bien chargés, que ce soit pour le département RH ou pour les hiring managers, ce n’est pas toujours évident de garder un contact régulier. De l’autre côté, le recruteur engage plusieurs candidats dans le processus qui, eux, ont également un temps limité et possiblement d’autres opportunités.
En communiquant à bâtons rompus avec votre partenaire, vous prenez le risque de perdre des candidats en cours de route et de gâcher les heures de travail du recruteur, que vous avez rémunérées, selon le contrat établi.
💡 Montrez-vous disponible et réactif. L’idéal est d’avoir un point chaque semaine sur l’avancée du recrutement et sur l’état du marché. En plus d’assurer un feedback rapide aux candidats, vous affinez ensemble votre recherche. Il se peut qu’en consultant les CV, qu’en rencontrant les candidats, votre demande évolue. Grâce à ces échanges réguliers, ni vous, ni votre partenaire ne perdez de temps sur des candidats hors scope.
Erreur #4 : Vous avancez sur le recrutement de votre côté, sans avertir votre partenaire
Vous avez mandaté un bureau de recrutement en exclusivité mais vous souhaitez tout de même garder une main sur le sourcing. Le problème, c’est qu’à cet instant, les deux parties perdent leur temps ou leur argent.
Il est probable que vous receviez des candidatures en directe. En effet, certains candidats se sentent rassurés à l’idée de dialoguer directement avec l’entreprise qui embauche. Mais l’expertise du bureau de recrutement ne s’arrête pas au sourcing. Le recruteur conduit des screenings téléphoniques avec une dizaine de candidats, il réalise des entretiens et vous envoie ensuite la crème de la crème en termes de talents. Il y a alors tout un travail de présélection effectué en amont. Le recruteur analyse attentivement les profils des candidats, évalue leurs compétences, leurs expériences, leurs réalisations et leur adéquation avec le poste à pourvoir. Une étape énergivore et chronophage.
💡 Partagez toutes les candidatures avec votre consultant en recrutement. Vous vous assurez alors que tous les candidats passent par le même filtre et sont évalués sur base des mêmes critères. En fonctionnant de cette manière, vous facilitez également la collaboration et le partage d’informations, ce qui peut conduire à des discussions constructives et à une meilleure prise de décision lors de la sélection des meilleurs talents.
Erreur #5 : Vous souhaitez intégrer l’entièreté de votre équipe au processus décisionnel
Votre équipe de 6 collaborateurs vit en parfaite harmonie, tout est beau et rose. Du coup, tout le monde doit valider les candidats… La symbiose qui s’est installée dans l’équipe ne doit surtout pas être perturbée! Six mois plus tard, votre partenaire ne veut plus faire de recherche après vous avoir présenté une demi-douzaine de shortlists.
💡 Validez un processus cohérent avec un nombre limité d’intervenants. Responsabilisez vos managers et invitez-les à prendre une décision par eux-mêmes. Le processus doit être le plus fluide possible, ce qui implique un nombre limité d’entretiens (2 ou 3) qui se suivent. Le candidat parfait n’attend pas deux semaines sans nouvelles, votre concurrent aura déjà avancé avec lui.
Vous présentez votre 4ème candidat à votre directeur, qui balaie le CV d’un revers de la main. Votre responsable des ressources humaines surenchérit en indiquant que le profil est bien trop cher par rapport au reste de l’équipe.
Malheureusement, vous réalisez bien trop tard que les différentes parties prenantes ne sont pas d’accord dans l’analyse des profils présentés, que ce soit sur le budget accordé, les compétences recherchées ou encore le cadre de travail proposé. Trop tard, votre partenaire travaille par tranches, et vous avez déjà déboursé plusieurs milliers d’euros pour ce recrutement, votre fournisseur s’est d’ores et déjà épuisé dans les recherches.
💡 Validez le profil et la stratégie de sourcing avec toutes les parties prenantes. Si votre PDG ou directeur valide les profils, assurez-vous qu’il soit positivement impliqué dans le recrutement afin que tout le monde analyse les candidatures reçues sur la base d’une grille de compétences commune.
Erreur #7 : Vous avez le profil technique parfait, il connaît toutes vos technologies sur le bout des doigts…
Vous êtes dans un effet d’halo traditionnel. Son expertise technique a pris le dessus dans votre analyse. Et vous n’avez pas fait attention à évaluer les soft skills. Deux mois après son arrivée, Jean-Pierre ne se retrouve pas dans la culture d’entreprise. Vous n’avez pas écouté ses attentes en termes d’évolution, et une ambiance lourde s’installe dans les équipes. Vos projets prennent du retard, et vous perdez votre client clé. Vous n’avez pas écouté les mises en garde de votre partenaire, trop tard.
💡 Assurez-vous de définir vos attentes en termes de soft skills et assurez-vous que la culture d’entreprise correspond également pour le candidat. Partagez avec ce dernier les difficultés qu’il pourrait rencontrer, les avantages et les désavantages que présentent sa fonction. Si vous en avez la possibilité, évaluez ces aspects grâce à des tests psychotechniques ou procédez à une évaluation objective des compétences acquises et à développer pour votre futur candidat.
Erreur #8 : Vous avez oublié que nous sommes en 2023
Le candidat idéal pour vous a grandi dans le coin et a d’ailleurs fait ses preuves dans la PME d’à côté avant de rejoindre votre entreprise. D’ailleurs, votre cousin David le connaît aussi ! Vous ne voulez pas prendre le risque de rencontrer le candidat étranger recommandé par votre bureau de recrutement. Après tout, qu’a-t-il vraiment à nous apporter ?
💡 Les candidats de qualité sont mobiles et prêts à se relocaliser pour une nouvelle aventure professionnelle. Avoir une stratégie d’acquisition des talents internationale et multiculturelle favorise l’innovation, la compréhension interculturelle et l’attraction des talents, ce qui peut contribuer à la croissance et à la réussite globale de l’entreprise.
Erreur #9 : Vous envoyez une proposition salariale incomplète par e-mail au bureau de recrutement
Et les discussions qui suivent prennent une éternité pour finalement essuyer un refus de dernière minute. Vous n’avez pas pris le temps d’expliquer et de documenter votre proposition. Le candidat revient vers vous avec des dizaines de questions : quels sont les montants de l’assurance groupe ? Les frais ambulatoires sont-ils pris en charge par l’assurance hospitalisation ? La carte carburant est-elle belge ou européenne ? Pire encore, un candidat qui ne reçoit pas correctement les informations sur sa rémunération préalablement à son embauche peut se sentir trompé une fois la première fiche de paie reçue, et votre collaboration débute en catastrophe.
💡 Prenez le temps d’accompagner votre partenaire afin qu’il transmette les bonnes informations, ou impliquez-vous directement dans la remise de la proposition salariale. Assurez-vous de documenter par écrit toutes les informations afin d’assurer la transparence la plus totale et garantir une collaboration qui démarre sur les meilleures bases possibles.
Collaborer avec un bureau de recrutement, un levier majeur pour votre acquisition de talents
En conclusion, collaborer avec un bureau de recrutement compétent peut être un véritable levier pour trouver les meilleurs talents et assurer la pérennité de votre entreprise. Cependant, pour maximiser les résultats de cette collaboration, il est essentiel de suivre certaines bonnes pratiques.
Ne laissez pas le recrutement être un frein à votre croissance. Faites le choix d’une collaboration efficace avec un bureau de recrutement de confiance. Que vous cherchiez des profils techniques pointus, des leaders inspirants ou des experts dans votre domaine, nous sommes là pour vous aider à trouver les talents qui feront la différence au sein de votre entreprise.
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