La protection des données à caractère personnel est fondamentale pour Profile Group.

C’est pourquoi nous voulons nous assurer que, qui que vous soyez, vous comprenez le type de données que nous traitons, comment et pourquoi nous les recueillons, avec qui nous les partageons, combien de temps nous les conservons, vos droits et comment nous les protégeons.

Nous nous sommes efforcés d’être aussi clairs que possible dans ce document. Toutefois, n’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions à notre adresse électronique générale : profile@profilegroup.com.

1. QUELS TYPES DE DONNÉES TRAITONS-NOUS ?

Nous collectons et traitons les données des catégories suivantes :

• Pour nos clients :

1. Données d’identification personnelles, telles que le nom et l’adresse;
2. Données d’identification électroniques, telles que l’adresse email, le numéro de GSM et les cookies;
3. Informations concernant l’emploi actuel;
4. Informations concernant le recrutement;
5. Données relatives à l’organisation du travail.
6. Pour les candidats :

1. Données d’identification personnelles, telles que le nom et l’adresse ;
2. Données d’identification électroniques, telles que l’adresse email, le numéro de GSM et les cookies ;
3. Détails personnels, tels que l’âge, le sexe, la date de naissance, le lieu de naissance, l’état civil, la nationalité et la langue ;
4. Statut d’immigration, tel que l’existence d’un permis de travail valide en Belgique ;
5. Descriptions psychiques, telles que la personnalité au travers d’un test psychotechnique ;
6. Curriculum académique ;
7. Qualifications professionnelles, telles que les formations professionnelles et la possession d’un permis de conduire ;
8. Expériences professionnelles ;
9. Affiliation/participation à des organisations professionnelles ;
10. Publications ;
11. Informations concernant l’emploi actuel ;
12. Informations concernant le recrutement ;
13. Informations concernant la fin de l’emploi ;
14. Données relatives à la carrière ;
15. Données relatives à l’organisation du travail ;
16. Données salariales ;
17. Images ;
18. Données relatives aux activités de loisirs et intérêts.

Profile Group a par ailleurs pour principe de ne pas demander aux candidats d’informations dites sensibles au sens de la réglementation vie privée, sauf précisément lorsque la loi l’exigerait ou l’autoriserait dans un cas particulier. C’est pourquoi il est vous demandé, de manière générale, de ne pas communiquer d’informations de ce type – c’est-à-dire des données qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que des données génétiques, des données biométriques, des données concernant la santé ou des données concernant la vie ou l’orientation sexuelle, des condamnations pénales et des infractions – lorsque vous remplissez un formulaire ou complétez profil sur un site de Profile Group ou échangez, de quelque manière que ce soit, avec Profile Group.

2. COMMENT VOS DONNÉES SONT-ELLES OBTENUES ?

Pour nos clients, les informations personnelles sont collectées via des formulaires de contact, LinkedIn, des courriels, des appels téléphoniques ainsi que des réunions en ligne et en face à face.

Pour les candidats, les informations personnelles sont collectées par le biais de différents canaux :

a. Envoi d’une candidature

Profile Group traite l’ensemble des données que les candidats transmettent lorsqu’ils remplissent un formulaire d’inscription, soit en réponse à une offre d’emploi, soit en posant une candidature spontanée.

Pour compléter ces formulaires d’inscription, les candidats sont invités à communiquer leurs données de contact (nom, prénom, numéro de téléphone et adresse email) ainsi qu’à transmettre un CV.

Après avoir transmis ces données à Profile Group, les candidats peuvent, s’ils le souhaitent, se connecter à leur profil personnel et sécurisé afin de modifier les données déjà transmises et/ou compléter leur profil en mentionnant d’autres données nécessaires aux finalités qui sont exposées ci-après : expériences professionnelles, formation, langues maîtrisées, salaire souhaité, photo, etc.

b. Entretien téléphonique et/ou vidéo

Lorsqu’un candidat choisit de fournir les données précitées via un formulaire d’inscription et/ou par le biais d’une candidature spontanée, il accepte explicitement que Profile Group utilise ces données pour le contacter par téléphone et/ou par email afin de recevoir davantage d’informations sur les services proposés par Profile Group et, s’il le souhaite, de donner davantage d’informations sur ses attentes professionnelles.

c. Entretien de recrutement

Lorsqu’un candidat accepte de passer un entretien avec Profile Group, il accepte explicitement que Profile Group utilise ses données à caractère personnel pour le convier à cet entretien et pour l’évaluer au cours de cet entretien, notamment par le biais de tests psychotechniques ainsi que pour vérifier les références et renseignements fournis. Ce qui précède implique notamment que Profile Group prenne le cas échéant contact avec les entreprises et/ou organismes renseignés par le candidat.

3. POURQUOI TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Ces données sont traitées par Profile Group pour fournir ses services relatifs au recrutement et à la gestion de carrières, pour analyser et gérer des candidatures, et pour continuellement améliorer ses services et ses outils de communication. Ceci implique :

• La collecte de données via un formulaire d’inscription ou une candidature spontanée, le profil personnel du candidat, un entretien téléphonique, voire vidéo, un entretien en face à face, des tests psychotechniques, des questionnaires de personnalités, etc.
• La sauvegarde de ces données ;
• La consultation de ces données ;
• La vérification et l’analyse de ces données ;
• La communication des données à des tiers – c’est-à-dire principalement aux clients de Profile Group qui l’ont mandaté pour pourvoir une ou plusieurs offres d’emploi – afin de présenter les candidatures pour l’(les) offre(s) d’emploi existante(s) pour la(les)quelle(s) les candidats ont manifesté un intérêt ;
• La production de statistiques, d’études de marché, … ayant pour but d’améliorer l’expérience des utilisateurs des services de Profile Group ;
• La communication proactive, aux candidats ayant explicitement fait ce choix, de nouvelles offres d’emploi, et donc pas seulement pour l’(les) offre(s) d’emploi existante(s) pour la(les)quelle(s) les candidats ont manifesté un intérêt, pouvant répondre aux attentes professionnelles exprimées par les candidats lorsqu’ils ont complété un formulaire d’inscription et/ou leur profil.

C’est parce que vous avez consenti à ces finalités que Profile Group peut traiter ces données à caractère personnel. L’obtention de ces données est d’ailleurs indispensable pour permettre à Profile Group de réaliser les finalités précitées. En effet, si ces données n’étaient pas obtenues, Profile Group ne serait alors pas en mesure par exemple de gérer correctement les candidatures qui lui parviennent. Cela étant, puisque ce traitement de données est uniquement basé sur votre consentement, il vous est loisible de retirer, à tout moment et par écrit, votre consentement, sans pour autant pouvoir porter atteinte à la licéité des traitements effectués avant le retrait de ce consentement.

4. AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Les données des candidats ne sont partagées qu’avec :

• Les candidats eux-mêmes ;
• Les membres du personnel de Profile Group ;
• Les clients ayant mandaté Profile Group pour ses services, et pour les seules fins du recrutement qu’ils ont confié à Profile Group ;
• Les sous-traitants de Profile Group (par exemple l’hébergeur informatique) dans la mesure où cela est nécessaire à l’exécution de leurs missions ou dans les cas prévus par la loi ;
• Les autorités publiques dans les cas prévus par la loi.

5. COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Nous ne conservons vos données à caractère personnel que pendant la durée nécessaire à la réalisation des objectifs décrits dans le présent document de politique générale et au respect des obligations légales.

Lorsqu’un candidat remplit un formulaire d’inscription, transmet une candidature spontanée et/ou complète son profil personnel sur un site de Profile Group, il accepte explicitement que ses données soient conservées dans une base de données gérée par Profile Group.

Les données sont conservées le temps nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été obtenues, et conformément aux intérêts légitimes de Profile Group en tant que responsable du traitement des données. Toutefois, de manière exceptionnelle, les données peuvent être conservées plus longtemps si un suivi juridique et administratif nécessite une durée de conservation plus longue.

Les candidats concernés sont avertis par email +/- 1 mois avant la suppression prévue de leurs données. Les candidats peuvent alors, s’ils le souhaitent, demander explicitement à Profile Group de conserver leurs données afin de permettre à Profile Group de les contacter proactivement pour leur proposer une offre d’emploi susceptible de les intéresser. En ce cas, la même procédure sera de mise avant la fin de cette nouvelle période, et ainsi de suite.

6. DE QUELS DROITS BÉNÉFICIEZ-VOUS ?

Vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• Le droit d’accès et de rectification de vos données personnelles ;
• Le droit de demander l’effacement de vos données à caractère personnel (sous réserve des obligations légales) ;
• Le droit de restreindre le traitement ou de s’opposer au traitement de vos données à caractère personnel ;
• Le droit à la portabilité des données ;
• le droit de retirer son consentement à tout moment.

En envoyant une demande datée et signée (y compris électroniquement) par courrier électronique à dpo@profilegroup.com ou par courrier postal standard, accompagnée d’une pièce d’identité, toute personne peut obtenir une copie gratuite (y compris électroniquement) de ses données personnelles auprès de Profile Group, ainsi que la possibilité de corriger, de supprimer des données incorrectes ou incomplètes ou de limiter leur utilisation, dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.

En outre, Profile Group fournit à tout candidat l’accès à un espace personnel en ligne appelé « profil » où le candidat peut exercer son droit de consulter, de modifier ou de supprimer ses données personnelles.

Si Profile Group a transmis des données ciblées à d’autres personnes, par exemple des clients qui ont mandaté Profile Group pour ses services, Profile Group prendra toutes les mesures raisonnables pour informer ces personnes de la demande de suppression de tout lien avec ces données ou de toute copie ou reproduction de celles-ci.

Si un candidat souhaite déposer une plainte, il peut le faire en contactant notre responsable de la protection des données à l’adresse dpo@profilegroup.com.

7. COMMENT PROTÉGEONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Les données personnelles des candidats sont traitées en Belgique et stockées dans un data center chez AWS Europe.

Profile Group prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données des candidats, en particulier contre la manipulation et l’accès non autorisé, et déploie ses meilleurs efforts pour que ces mesures soient le plus à jour possible, et ce compte tenu de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques pour les candidats.

Lorsque Profile Group transmet des données aux clients l’ayant mandaté, elle s’engage à prendre toutes les mesures raisonnables en vue de préserver la sécurité et la confidentialité des données, et ce en conformité avec la loi applicable.

La législation relative à la vie privée étant parfois adaptée et améliorée, le présent document est également susceptible d’être modifié. Profile Group vous conseille dès lors de le consulter régulièrement si vous visitez ses sites web, et veillera à ce que les éventuels changements, modifications ou adaptations soient clairement notifiés.

• GUIDE DE NOS COOKIES

La consultation d’un site Internet de Profile Group s’accompagne de la collecte de données à caractère personnel au moyen de cookies ou de technologies similaires.

Que sont les cookies ?

Un cookie est un petit fichier texte enregistré par le navigateur sur l’ordinateur/smartphone/tablette de l’utilisateur lorsqu’il visite des sites web. L’utilisation de cookies permet aux sites web de fonctionner aussi efficacement et simplement que possible.

Chaque utilisateur gère et contrôle à tout moment ses cookies à partir des paramètres de son navigateur et peut les supprimer lorsqu’il quitte le site web qu’il vient de visiter. Si un utilisateur désactive les cookies de son navigateur, il sera en mesure de consulter une partie du contenu du site de Profile Group, mais le fonctionnement optimal des services de Profile Group pourrait malgré tout en être affecté.

De quels types de cookies parle-t-on ?

Il existe différents types de cookies. Certains sont nécessaires au bon fonctionnement d’un site web, d’autres servent à l’amélioration et/ou à la simplification de son utilisation.

Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement des sites de Profile Group. Ces cookies ne recueillent aucune information concernant l’utilisateur pouvant être utilisées à des fins de marketing et sont essentiels pour pouvoir utiliser les sites de Profile Group. Ces cookies sont dispensés de l’exigence de consentement, et ce conformément à l’article 29 de la de la loi relative aux communications électroniques du 13 juin 2005.

Les cookies fonctionnels permettent de mémoriser les données de connexion de l’utilisateur, de sécuriser la connexion de l’utilisateur aux sites web de Profile Group, de fournir une assistance en direct (Live Chat). Ces cookies ne recueillent aucune information concernant l’utilisateur pouvant être utilisées à des fins de marketing. Ces cookies sont eux aussi dispensés de l’exigence de consentement.

Les cookies d’authentification permettent aux utilisateurs de s’identifier et d’accéder à un contenu sécurisé. Ces cookies ne recueillent aucune information concernant l’utilisateur pouvant être utilisées à des fins de marketing. Ces cookies sont eux aussi dispensés de l’exigence de consentement.

Les cookies de performance permettent à Profile Group de recueillir des informations sur la façon dont les utilisateurs naviguent sur les sites web de Profile Group, et d’adapter et d’améliorer ses sites web, le cas échéant. Profile Group n’est pas en mesure d’identifier les utilisateurs utilisant ce type de cookies, et toutes les données recueillies par ces cookies sont traitées de façon anonyme. Ces cookies ne recueillent aucune information concernant l’utilisateur pouvant être utilisées à des fins de marketing. Ces cookies sont placés et utilisés sur base du consentement donné par l’utilisateur.

Les cookies de ciblage / tiers. Il arrive que Profile Group mène des campagnes publicitaires, notamment en faisant appel à des tiers qui peuvent parfois placer des cookies (ou technologies similaires) afin d’évaluer le succès de la campagne, ou de montrer une publicité ciblée et adaptée aux intérêts des utilisateurs, ou encore de limiter le nombre de vues par utilisateur. A titre d’exemple, les liens vers les réseaux sociaux ou vers des vidéos hébergées sur Youtube sont des tiers pouvant être amenés, le cas échéant, à placer des cookies sur les sites web de Profile Group. Ces cookies sont placés et utilisés sur base du consentement donné par l’utilisateur.

Lorsqu’un utilisateur refuse l’utilisation de ce type de cookies, seuls les pages et les services ne nécessitant pas ces cookies pourront être présentés, visualisés et utilisés. Les parties des sites web de Profile Group permettant techniquement l’inclusion de contenus tiers – et donc de cookies tiers – ne seront plus accessibles et un message en informera les utilisateurs.

Une distinction doit également être faite entre les cookies de session et les cookies permanents.

Les cookies de session sont automatiquement supprimés du disque dur de l’ordinateur ou de la mémoire du navigateur de l’utilisateur lorsqu’il se déconnecte et/ou ferme son navigateur.

Les cookies permanents sont stockés sur le disque dur de l’ordinateur ou dans la mémoire du navigateur de l’utilisateur pendant une période limitée (minutes, jours ou années) après la déconnexion ou la fermeture du navigateur.

Le tableau ci-dessous présente de façon détaillée les cookies utilisés sur les sites web de Profile Group et les cookies utilisés par des tiers.

Nom du cookie	Domaine utilisant le cookie	Finalité du cookie	Durée de conservation du cookie	Catégorie
ASPSESSIONIDAADCQRTR	www.profilegroup.com	Généré automatiquement, ce cookie permet de communiquer avec le serveur afin d’afficher les offres d’emploi et/ou d’accéder à son profil.	Expire à la fin de la session d’utilisation	Nécessaire
_utma, _utmb, _utmc, _utmz	www.profilegroup.com	Cookie de Google Analytics utilisé pour quantifier et analyser les visites sur les sites web de Profile Group. Les données recueillies permettent d’améliorer ces sites web. Les données collectés – nombre de visites et de visiteurs, façon dont les visiteurs sont arrivés sur les sites, durée de la visite, nombre de pages consultées, …- sont anonymes.	_utma: 2 ans; _utmb: 30 min; _utmc: fin de session; _utmz: 6 mois	Performance
popupChoice	www.profilegroup.com	Ce cookie permet de conserver le choix fait par l’utilisateur sur la pop-up home page.	1 jour	Fonctionnel
pg_cookieconsent_status	www.profilegroup.com	Ce cookie permet de conserver le choix de l’utilisateur concernant les cookies.	1 jour, 1 fois pour chaque langue	Fonctionnel
gdprPopupInfo	www.profilegroup.com	Ce cookie permet de conserver le choix de l’utilisateur concernant le top banner info GDPR.	3 jours, 1 fois pour chaque langue	Fonctionnel

• NOUS CONTACTER

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant notre politique de protection des données ou la manière dont nous traitons vos données personnelles, veuillez nous contacter à l’adresse suivante : dpo@profilegroup.com.

En utilisant nos services, vous reconnaissez avoir lu et compris cette politique de protection des données et en accepter les termes et conditions.

Dernière mise à jour 26-09-2023